Faktura zaliczkowa i końcowa: jak rozliczyć zaliczkę i nie policzyć VAT dwa razy

Bierzesz zaliczkę na początku, robisz robotę, a potem trzeba zamknąć temat fakturą końcową. I tu pojawia się strach: a co jeśli policzę VAT drugi raz, raz na zaliczce, raz na końcówce?

Nie policzysz, jeśli zrozumiesz jedną prostą zasadę. Pokażę ją na liczbach, żeby nie było wątpliwości.

Co robi faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę, którą dostajesz przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru. Klient płaci część albo całość z góry, Ty wystawiasz zaliczkową i to ona rozlicza podatek od tej wpłaty. Czyli VAT od zaliczki masz już rozliczony w momencie jej otrzymania.

Co robi faktura końcowa

Faktura końcowa zamyka transakcję. Wystawiasz ją, gdy usługa jest wykonana, a zaliczki nie pokryły całej wartości zamówienia. Jej rolą jest rozliczyć to, co zostało, a nie policzyć wszystko od nowa.

Zasada, dzięki której VAT nie liczy się dwa razy

Na fakturze końcowej robisz dwa odjęcia:

• od wartości całego zamówienia odejmujesz kwoty z faktur zaliczkowych,
• od podatku od całości odejmujesz VAT już rozliczony na zaliczkach.

Policzmy na przykładzie. Zamówienie za 12 000 zł brutto, VAT 23%:

• Klient wpłaca z góry 6 000 zł. Wystawiasz zaliczkową i rozliczasz VAT od tych 6 000 zł.
• Kończysz pracę. Na fakturze końcowej pokazujesz całość 12 000 zł, odejmujesz zaliczkę 6 000 zł i odejmujesz podatek już rozliczony. Do zapłaty i do opodatkowania zostaje druga połowa.

Efekt: w sumie opodatkowałeś dokładnie 12 000 zł, ani złotówki więcej. VAT z zaliczki nie wraca po raz drugi, bo go odjąłeś.

Kiedy faktury końcowej w ogóle nie potrzebujesz

Jeśli zaliczki pokryły całą wartość zamówienia, faktury końcowej nie musisz wystawiać, bo nie ma już czego rozliczać. Gdy zaliczek było kilka i razem dają całość, ostatnia z nich powinna zawierać numery poprzednich faktur zaliczkowych.

Jest też ułatwienie: jeśli zaliczkę dostajesz i wykonujesz usługę w tym samym miesiącu, możesz od razu wystawić fakturę końcową, bez osobnego dokumentowania zaliczki dwoma fakturami.

Nie licz tego ręcznie

Te odejmowania to dokładnie ten moment, w którym najłatwiej o pomyłkę, zwłaszcza przy kilku zaliczkach i różnych stawkach. W eDoksy wiążesz fakturę końcową z zaliczkowymi, a program sam odejmuje to, co już rozliczone, dopisuje numery faktur zaliczkowych i wysyła wszystko do KSeF w tle. Ty widzisz tylko wynik: ile jeszcze do zapłaty.

Zero liczenia na kartce, zero ryzyka, że VAT policzy się dwa razy. Zobacz, jak eDoksy rozlicza zaliczki za Ciebie. Zaczynasz za darmo, bez karty.

Rodzaje faktur i wzory dokumentów w Bazie wiedzy Faktury.