Kwota słownie - jak poprawnie zapisać kwotę na fakturze

Wystawiasz fakturę i zastanawiasz się, czy musisz wpisać kwotę słownie. Krótka odpowiedź: nie musisz. Ustawa o VAT jej nie wymaga. Ale jest kilka sytuacji, kiedy warto to zrobić, i warto wiedzieć, jak zrobić to poprawnie.

Czy kwota słownie na fakturze jest obowiązkowa?

Nie. Obowiązkowe elementy faktury VAT to m.in. data wystawienia, numery NIP, opis towaru lub usługi, stawka i kwota VAT, kwota do zapłaty. Zapis słowny nie jest na tej liście.

Skąd wziął się ten zwyczaj? Z dokumentów kasowych, KP i KW, gdzie przepisy wymagają zapisu słownego kwoty. W fakturach po prostu się przyjął i część firm stosuje go do dziś.

Kiedy warto wpisać kwotę słownie?

Są trzy sytuacje, kiedy kwota słownie ma sens:

• Kontrahent tego wymaga. Niektóre firmy mają wewnętrzne procedury, które każą weryfikować faktury z kwotą słownie. Wymóg trafia wtedy do zamówienia lub umowy.
• Faktura opiewa na dużą kwotę. Zapis słowny to dodatkowe zabezpieczenie przed pomyłką: trudniej przypadkowo zmienić "jeden tysiąc" niż przesunąć cyfrę.
• Faktura ma pełnić rolę dokumentu urzędowego lub podstawy do egzekucji komorniczej. W takim przypadku sprawdź, czy konkretna procedura tego wymaga.

Poza tymi przypadkami możesz spokojnie pominąć zapis słowny. Twoja faktura jest ważna bez niego.

Jak poprawnie zapisać kwotę słownie?

Zasada jest jedna: złote piszesz słowami, a grosze jako ułamek przez 100.

Przykłady:

• 1000,00 zł = jeden tysiąc złotych 00/100
• 2500,00 zł = dwa tysiące pięćset złotych 00/100
• 1234,56 zł = jeden tysiąc dwieście trzydzieści cztery złote 56/100
• 10 000,99 zł = dziesięć tysięcy złotych 99/100
• 500,50 zł = pięćset złotych 50/100

Nie piszesz "pięćdziesiąt sześć groszy". Zawsze ułamek: 56/100. To przyjęty standard, który zmniejsza ryzyko błędu przy odczytaniu dokumentu.

Duże kwoty słownie - przykłady

Przy większych kwotach warto znać odmianę:

• 100 000,00 zł = sto tysięcy złotych 00/100
• 250 000,00 zł = dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100
• 1 000 000,00 zł = jeden milion złotych 00/100
• 1 234 567,89 zł = jeden milion dwieście trzydzieści cztery tysiące pięćset sześćdziesiąt siedem złotych 89/100

Liczby mają odmianę gramatyczną: "jeden tysiąc" ale "dwa tysiące" i "pięć tysięcy". "Jeden milion" ale "dwa miliony" i "pięć milionów". Program do faktur radzi sobie z tym automatycznie.

Kwota słownie a inne dokumenty

Zapis słowny jest obowiązkowy w:

• KP i KW (kwitki kasowe przychodowe i rozchodowe). Tu przepisy wprost wymagają podania kwoty słownie.
• Umowach na wyższe kwoty, szczególnie umowach najmu, pożyczki, o dzieło przy większych wartościach.
• Wekslach i czekach, gdzie prawo wekslowe wymaga zapisu słownego pod rygorem nieważności.

Kwota słownie w eDoksy

W eDoksy kwota słownie pojawia się automatycznie, jeśli jej potrzebujesz. Nie wpisujesz nic ręcznie i nie musisz pilnować odmiany gramatycznej. Program generuje poprawny zapis na podstawie kwoty brutto z faktury.

Wystawiasz fakturę, program dolicza VAT, generuje kwotę słownie i wysyła fakturę do KSeF. Zostaje Ci tylko sprawdzić dane i kliknąć wyślij.

Generator kwoty słownie jest też dostępny jako osobne narzędzie: kwota słownie w bazie wiedzy. Sprawdź też kalkulator VAT do przeliczania kwot netto i brutto.