Faktura proforma to nie faktura. Czym właściwie jest

Klient prosi o proformę, Ty ją wysyłasz, on płaci, a potem księgowa pyta, gdzie jest faktura. I nagle robi się zamieszanie, bo skoro klient zapłacił z proformy, to czy to nie jest już faktura?

Nie jest. I to jest dobra wiadomość, bo dzięki temu proforma jest bezpiecznym, niezobowiązującym dokumentem, którym możesz się posługiwać swobodnie. Wyjaśnię, czym ona naprawdę jest.

Proforma to zapowiedź, nie rozliczenie

Proforma wygląda jak faktura, ma pozycje, kwoty, dane stron, ale w świetle przepisów nie jest dokumentem księgowym. Nie księgujesz jej u siebie, nie powstaje z niej obowiązek podatkowy, a Twój klient nie odliczy z niej podatku ani nie wrzuci jej w koszty. To informacja: tak będzie wyglądała faktura, tyle to będzie kosztowało, na to czekam.

Najprościej myśleć o niej jak o ofercie zapisanej w formie faktury. Ułatwia klientowi zapłatę, bo ma wszystko czarno na białym, ale niczego jeszcze nie rozlicza.

Do czego proforma się przydaje

Jest kilka momentów, w których proforma robi dobrą robotę:

• Przedpłata. Chcesz dostać zaliczkę albo całość z góry, zanim zaczniesz pracę. Wysyłasz proformę, klient wie, ile i na jakie konto przelać.
• Oferta z konkretną kwotą. Klient chce zobaczyć ostateczną cenę z rozbiciem na pozycje, zanim podejmie decyzję. Proforma wygląda poważniej niż mail z liczbami.
• Rezerwacja albo zamówienie. Dokument, na podstawie którego klient uruchamia płatność u siebie, na przykład w większej firmie z działem zakupów.

Co zrobić po zapłacie z proformy

Tu jest sedno. Proforma uruchamia płatność, ale nie zamyka tematu. Kiedy pieniądze wpłyną, wystawiasz właściwą fakturę:

• jeśli to była przedpłata na poczet przyszłej usługi albo dostawy, wystawiasz fakturę zaliczkową,
• jeśli klient zapłacił za całość już wykonanej rzeczy, wystawiasz zwykłą fakturę.

Dopiero ta właściwa faktura jest dokumentem, który rozliczasz i który trafia do obiegu. I dopiero ona, a nie proforma, idzie do KSeF.

Proforma a KSeF

Skoro proforma nie jest fakturą ustrukturyzowaną, nie wysyłasz jej do KSeF. Przekazujesz ją klientowi tak jak dotychczas, mailem albo prosto z aplikacji. KSeF wchodzi do gry dopiero przy właściwej fakturze, po wpłacie.

To częste źródło niepewności: ludzie boją się, że "coś z tą proformą trzeba zgłosić". Nie trzeba. Proforma zostaje między Tobą a klientem.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy wystawiasz proformę w tej samej chwili co normalną fakturę, z tych samych danych. Klient płaci, a Ty jednym ruchem zamieniasz ją we właściwą fakturę, bez przepisywania pozycji od nowa. Ta właściwa faktura sama leci do KSeF, a Ty nie musisz pilnować, co jest czym.

Mniej dokumentów do ręcznego ogarniania, mniej miejsc na pomyłkę. Zobacz, jak eDoksy wystawia faktury za Ciebie. Zaczynasz za darmo, bez karty.

Rodzaje faktur, wzory i korekty w Bazie wiedzy Faktury.