Przedsądowe wezwanie do zapłaty - wzór i jak wysłać za nieopłaconą fakturę

Masz nieopłaconą fakturę. Termin minął, klient milczy albo obiecuje i nie płaci. Zanim pójdziesz do sądu, wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty. Formalnie nie zawsze jest obowiązkowe, ale w praktyce to ważny krok: i dla sądu, i dla Twoich nerwów.

Co to jest przedsądowe wezwanie do zapłaty?

To pismo, w którym informujesz dłużnika, że ma zaległą płatność, i dajesz mu ostatnią szansę na uregulowanie jej bez sprawy sądowej. Jeśli nie zapłaci w wyznaczonym terminie, trafiasz do sądu z dowodem, że próbowałeś polubownie.

Wezwanie nie jest egzekwowane przez komornika, to nie jest tytuł wykonawczy. To pismo informacyjne, które dokumentuje Twoje działania i bywa ostatnim impulsem dla dłużnika do zapłaty.

Kiedy wysłać wezwanie?

Nie czekaj zbyt długo. Typowy schemat:

1. Termin płatności na fakturze minął. Kilka dni po terminie wyślij przypomnienie mailowe.
2. Tydzień-dwa bez reakcji: zadzwoń i potwierdź mailowo.
3. Kolejny tydzień bez reakcji: wyślij formalne przedsądowe wezwanie do zapłaty listem poleconym.

Im szybciej zaczniesz procedurę, tym lepiej. Dług przedawnia się po 3 latach od wymagalności (dla większości wierzytelności firmowych), ale wciąż lepiej nie czekać.

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie nie ma narzuconego formularza ustawowego, ale powinno zawierać:

• Dane wierzyciela: Twoja nazwa firmy, NIP, adres, dane kontaktowe.
• Dane dłużnika: nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres.
• Opis wierzytelności: numer faktury, data wystawienia, kwota netto, VAT, kwota brutto, termin pierwotnej płatności.
• Kwota do zapłaty: wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, jeśli naliczasz.
• Numer rachunku bankowego do zapłaty.
• Termin zapłaty: np. 7 lub 14 dni od doręczenia pisma.
• Konsekwencja braku zapłaty: skierowanie sprawy do sądu, wpis do rejestru dłużników itp.
• Podpis i data.

Jak wysłać wezwanie?

Dwa kanały, które działają najlepiej:

• List polecony za potwierdzeniem odbioru: masz dowód doręczenia, który może być ważny przed sądem. Droższe i wolniejsze, ale bezpieczne.
• E-mail z potwierdzeniem odczytu: szybkie, ale dłużnik może zaprzeczyć że je czytał. Stosuj razem z listem poleconym.

Najlepsza praktyka: wyślij e-mail od razu i tego samego dnia nadaj list polecony.

Odsetki za opóźnienie

Za każdy dzień opóźnienia masz prawo naliczać odsetki. W obrocie gospodarczym (między firmami) wynoszą one aktualnie tyle ile odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, co jest wyższe niż odsetki dla konsumentów. Sprawdź aktualną stawkę na stronie Ministerstwa Finansów.

Odsetki naliczasz od dnia po terminie płatności z faktury. Możesz je wymienić w wezwaniu lub zostawić na później, do pozwu.

Śledź faktury zanim trafi do wezwania

Wezwanie to krok, który powinien być wyjątkiem, nie regułą. Łatwiej jest pilnować terminów na bieżąco: widzieć w jednym miejscu, które faktury są nieopłacone i ile dni po terminie.

W eDoksy widzisz status każdej faktury: wysłana, przeczytana przez kontrahenta w KSeF, opłacona lub po terminie. Wiesz od razu, do kogo pisać.