Duplikat faktury w KSeF? Już go nie potrzebujesz

Dzwoni klient: zgubiłem fakturę, wyślij mi duplikat. Odruchowo szukasz, jak go wystawić. A w świecie KSeF najlepsza odpowiedź brzmi: nie musisz, bo ta faktura nigdzie nie zniknęła.

To jedna z tych zmian, które najpierw dziwią, a potem okazują się czystą ulgą.

Po co w ogóle był duplikat

Duplikat istniał, bo faktura mogła przepaść. Papier się gubił, mail wpadał do spamu, dokument ginął przy przeprowadzce skrzynki. Duplikat był po prostu kolejnym egzemplarzem tej samej faktury, wystawianym, gdy oryginał zniknął.

Dlaczego w KSeF duplikat traci sens

Faktura ustrukturyzowana, czyli ta wystawiona w KSeF, nie może zaginąć ani się zniszczyć. Trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów i jest tam przechowywana przez 10 lat. Skoro oryginał cały czas leży w systemie pod swoim numerem, nie ma czego odtwarzać. Nie wystawiasz duplikatu, tylko sięgasz po to, co już istnieje.

Co zrobić, gdy klient prosi o duplikat

Zamiast wystawiać nowy dokument, po prostu ponownie udostępniasz istniejącą fakturę. W praktyce masz kilka dróg:

• zapewniasz kontrahentowi dostęp do faktury w KSeF, gdzie ona stale jest,
• przekazujesz ją w uzgodnionej formie, na przykład jako podgląd albo plik, jeśli tak Wam wygodniej,
• podajesz numer KSeF, po którym da się ją odnaleźć.

Klient dostaje dokładnie tę samą fakturę, nie jej kopię z dopiskiem. Bo to wciąż jest oryginał.

Kiedy duplikat jednak zostaje

Jeden wyjątek warto znać. Duplikaty nadal dotyczą faktur wystawionych poza KSeF: papierowych albo elektronicznych spoza systemu. Jeśli taki dokument zaginie, duplikat wystawia się jak dawniej. Czyli stary mechanizm nie znika całkiem, po prostu przestaje dotyczyć faktur z KSeF, a tych z czasem będzie większość.

To samo lęk, który KSeF rozbraja

Wielu przedsiębiorców boi się, że faktura gdzieś przepadnie i będą jej szukać po skrzynkach. KSeF akurat to zdejmuje: Twoje dokumenty są w bazie państwowej, niezależnie od tego, jakiego programu używasz. To rozbraja jeden z większych lęków, bo opiera się na systemie, nie na niczyjej obietnicy.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy nie szukasz, jak wystawić duplikat, bo go nie potrzebujesz. Każda faktura ma swój numer KSeF i jest pod ręką. Gdy klient prosi o "duplikat", udostępniasz mu ten sam dokument jednym ruchem. Nic nie odtwarzasz, niczego nie wystawiasz od nowa.

Mniej paniki, gdy ktoś mówi "zgubiłem fakturę". Zobacz, jak eDoksy ogarnia KSeF za Ciebie. Zaczynasz za darmo, bez karty.

Szczegóły o korektach i numerach KSeF w Bazie wiedzy KSeF.