UPO i numer KSeF: co dostajesz po wysłaniu faktury
Wysłałeś fakturę do KSeF i za chwilę pojawiają się dwie rzeczy: numer KSeF i UPO. Skrót brzmi groźnie, ale chodzi o coś prostego. Wyjaśniamy, co to znaczy i czy musisz się tym w ogóle zajmować.
Numer KSeF: Twój unikalny identyfikator faktury
Kiedy KSeF przyjmuje fakturę, nadaje jej unikalny numer, który wygląda mniej więcej tak: 1234567890-20260401-ABCDE12345-01. To identyfikator faktury w rządowym rejestrze.
Numer KSeF:
- pojawia się na fakturze jako dodatkowe pole (nie zastępuje Twojego własnego numeru faktury),
- pozwala obu stronom znaleźć fakturę w systemie,
- jest używany przy fakturach korygujących: korekta musi wskazywać numer KSeF faktury pierwotnej.
UPO: dowód, że faktura dotarła
UPO to skrót od Urzędowego Poświadczenia Odbioru. W praktyce to plik XML (albo PDF, zależnie od programu), który potwierdza, że KSeF przyjął Twoją fakturę o konkretnej godzinie i dacie.
Traktuj UPO jak pocztę poleconą: dowód, że faktura dotarła i jest w systemie. Nie musisz go wysyłać kontrahentowi, bo kontrahent widzi fakturę bezpośrednio w swoim systemie lub programie. UPO trzymasz u siebie jako potwierdzenie.
Co się dzieje krok po kroku
- Wypełniasz fakturę i klikasz "wyślij" w programie.
- Program wysyła fakturę do KSeF przez oficjalne API.
- KSeF sprawdza poprawność: czy NIP się zgadza, czy stawki VAT są właściwe, czy pola są wypełnione zgodnie ze schematem FA(3).
- Jeśli wszystko gra: KSeF nadaje numer KSeF i zwraca UPO. Trwa to kilka sekund.
- Jeśli coś jest nie tak: KSeF zwraca komunikat z błędem. Brak numeru KSeF, brak UPO. Poprawiasz i wysyłasz ponownie.
Czy musisz o tym myśleć na co dzień?
Nie musisz. W eDoksy numer KSeF i UPO pojawiają się automatycznie po wysłaniu faktury. Program przechowuje oba, możesz je w każdej chwili pobrać. Faktura jest też sprawdzana przed wysyłką, więc odrzucenia zdarzają się rzadko. Zazwyczaj widzisz tylko: "Faktura wysłana. Numer KSeF: ..." i tyle. Spokojnie.
Więcej o KSeF i e-fakturze w Bazie wiedzy KSeF.
Autor
Maciej Grabowski
Założyciel eDoksy. Przez lata szukałem prostego programu do faktur. Potem przyszedł KSeF i zrobiło się jeszcze trudniej. Więc zbudowałem swój.
Najczestsze pytania
Czy muszę wysyłać UPO kontrahentowi?+
Nie. UPO jest Twoim dowodem na to, że faktura trafiła do KSeF. Kontrahent widzi fakturę bezpośrednio w swoim systemie. Nie musisz mu nic przesyłać.
Kiedy dostanę numer KSeF po wysłaniu faktury?+
Zazwyczaj w kilka sekund. System KSeF waliduje fakturę i jeśli jest poprawna, natychmiast odsyła numer KSeF i UPO. Przy dużym obciążeniu systemu może to potrwać do kilku minut.
Czy brak UPO oznacza, że faktura nie dotarła?+
Tak. Jeśli nie masz UPO, faktura nie jest jeszcze przyjęta przez KSeF. Może to oznaczać błąd walidacji (KSeF ją odrzucił) albo problem z połączeniem. Dobry program do fakturowania informuje Cię o tym od razu.
Czy UPO jest wymagane do rozliczenia VAT?+
UPO jest potwierdzeniem wysyłki faktury, nie dokumentem VAT. Do rozliczeń VAT liczą się same faktury. UPO trzymasz jako dowód na to, że faktura dotarła do systemu w odpowiednim terminie.