Korekta faktury sprzedaży: kiedy rozliczasz VAT

Korekta faktury sprzedaży to ten sam dokument co faktura korygująca, ale patrzysz na niego z drugiej strony: jako sprzedawca, który wystawił fakturę i musi teraz poprawić własny przychód i VAT. Najtrudniejsze tu nie jest samo wypełnienie dokumentu, tylko jedno pytanie: w którym miesiącu rozliczyć tę zmianę. Tym się zajmiemy.

Jeśli szukasz gotowego szablonu i listy obowiązkowych pól, mamy osobny tekst z wzorem faktury korygującej. Tutaj zakładam, że wiesz, co ma być na dokumencie, i skupiam się na rozliczeniu VAT po stronie sprzedawcy.

Kiedy korygujesz sprzedaż, a kiedy wystarczy nota

Korektę sprzedaży wystawiasz Ty, sprzedawca, i tylko wtedy, gdy zmienia się coś po stronie kwot albo przedmiotu transakcji: cena, ilość, stawka VAT, zwrot towaru, rabat. Jeśli błąd dotyczy wyłącznie danych opisowych nabywcy, na przykład literówki w nazwie albo adresie, to nabywca poprawia je notą korygującą, a Ty nic nie wystawiasz. Ta różnica decyduje, kto wykonuje ruch.

W którym okresie rozliczasz korektę: sedno sprawy

Cała trudność korekty sprzedaży sprowadza się do daty. To, kiedy zmniejszasz albo zwiększasz VAT należny, zależy od kierunku korekty i od jej przyczyny.

Korekta in minus (zmniejszasz sprzedaż)

Zwrot towaru, rabat, zawyżona cena. VAT należny zmniejszasz w okresie, w którym wystawiłeś korektę, ale pod jednym warunkiem: masz dokumentację, że uzgodniłeś z nabywcą warunki obniżki i że te warunki zostały spełnione. Jeśli uzgodnienie albo jego spełnienie nastąpiło później, zmniejszasz VAT dopiero w tamtym okresie. Mówiąc po ludzku: nie zbijasz sobie podatku, zanim sprawa jest faktycznie dogadana.

Korekta in plus (zwiększasz sprzedaż)

Tu liczy się powód. Dwa przypadki:

• Powód istniał od początku (na przykład pomyłka w cenie albo zaniżona stawka VAT). Wracasz do okresu, w którym ujęto fakturę pierwotną, i to tam zwiększasz VAT. Bywa, że trzeba poprawić już złożony plik JPK.
• Powód pojawił się później (na przykład podwyżka ceny uzgodniona po sprzedaży). Rozliczasz na bieżąco, w okresie wystawienia korekty. Nic nie cofasz.

Dokumentacja uzgodnienia warunków

Przy korekcie in minus to klucz. Dokumentacją może być mail, aneks, protokół zwrotu albo sama treść korekty, jeśli wynikają z niej uzgodnione warunki. Chodzi o to, żebyś w razie kontroli mógł pokazać, kiedy i na jakich zasadach zmniejszyłeś sprzedaż. W KSeF rolę takiego potwierdzenia często pełni sam moment udostępnienia korekty nabywcy w systemie, ale dowód uzgodnienia warto trzymać niezależnie.

Korekta a anulowanie faktury

Łatwo je pomylić, a to dwie różne drogi:

W praktyce, gdy działasz w KSeF, anulowanie odpada niemal zawsze. Każda poprawka idzie przez korektę, a jeśli transakcja w ogóle nie doszła do skutku, robisz korektę do zera.

Korekta do zera

To korekta in minus, która sprowadza całą pierwotną fakturę do zera. Przydaje się, gdy sprzedaż się nie odbyła, klient zrezygnował albo wystawiłeś dokument na złego nabywcę. Rozliczasz ją tak samo jak każdą inną korektę in minus: pilnujesz uzgodnienia warunków i zmniejszasz VAT w odpowiednim okresie.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy korektę sprzedaży wystawiasz z listy faktur jednym kliknięciem. Wskazujesz fakturę, wybierasz, co zmieniasz, a program wiąże korektę z oryginałem, liczy różnicę netto i VAT i wysyła dokument do KSeF za Ciebie. Nie szukasz numeru pierwotnej faktury ani nie liczysz kwot ręcznie, bo wszystko podstawia się samo.

Po więcej o rodzajach poprawek zajrzyj do przewodnika o fakturach, a jeśli dopiero zaczynasz z fakturami w KSeF, zobacz program do faktur w eDoksy.