Faktura korygująca: wzór i kiedy ją wystawiasz

Wystawiłeś fakturę, a zaraz potem okazało się, że cena była za wysoka albo klient oddał część towaru. Takich sytuacji nie da się uniknąć, ale da się je szybko naprawić. Narzędzie do tego to faktura korygująca.

Czym jest faktura korygująca

Faktura korygująca to dokument, którym sprzedawca poprawia błędy lub zmiany dotyczące kwot na wystawionej fakturze. Mam tu na myśli cenę, ilość, stawkę VAT albo wszystkie trzy naraz. Wystawia ją zawsze ten, kto wystawił fakturę pierwotną.

Faktura korygująca a nota korygująca

Te dwa dokumenty mylą się często, bo oba służą do poprawiania faktur. Różnica tkwi w tym, co poprawiasz i kto to robi.

Jeśli błąd dotyczy danych opisowych, a nie kwot, potrzebujesz noty korygującej, nie korekty.

Kiedy wystawiasz fakturę korygującą

Dwa główne przypadki, w których sięgasz po korektę:

• Korekta in minus: zmniejszasz wartość faktury. Klient zwrócił towar, dostał rabat albo pierwotna cena była za wysoka.
• Korekta in plus: zwiększasz wartość faktury. Pominąłeś pozycję albo cena na fakturze była niższa niż powinna.

W obu przypadkach struktura dokumentu jest taka sama, różni się tylko kierunek zmiany.

Co musi zawierać faktura korygująca

Obowiązkowe elementy według ustawy o VAT:

• napis "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA",
• numer kolejny i data wystawienia korekty,
• dane sprzedawcy i nabywcy jak na fakturze pierwotnej,
• numer i data faktury, której korekta dotyczy,
• przyczyna korekty,
• wartości z faktury pierwotnej i wartości prawidłowe,
• kwota różnicy netto, VAT i brutto.

Wzór faktury korygującej

Tak wygląda szkielet faktury korygującej. Wypełniasz go swoimi danymi:

Jak wystawić fakturę korygującą krok po kroku

1. Ustal powód korekty. Błąd w cenie, zwrot towaru, rabat czy pominięta pozycja, każdy przypadek ma swoją datę rozliczenia VAT.
2. Wskaż fakturę pierwotną. Podaj jej numer i datę, żeby jednoznacznie ją powiązać z korektą.
3. Podaj wartości przed i po korekcie. Nabywca widzi, o ile zmienia się jego zobowiązanie albo o ile wzrasta zwrot.
4. Wyślij fakturę do nabywcy. W KSeF korekta trafia elektronicznie i nie czekasz na pisemne potwierdzenie.

Korekta faktury w KSeF

Jeśli pierwotna faktura trafiła do KSeF, korektę też wystawiasz przez system. Dostaniesz numer KSeF dla korekty i nie musisz prosić nabywcy o pisemną akceptację. System ewidencjonuje wszystko automatycznie. To spora ulga przy korektach in minus, gdzie wcześniej trzeba było pilnować potwierdzeń od klientów.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy korektę wystawiasz z poziomu listy faktur. Wskazujesz fakturę, klikasz "Koryguj", zmieniasz to, co jest nie tak, i gotowe. Program sam wypełnia numer korekty, wiąże ją z oryginałem i wysyła do KSeF. Nie szukasz, jakie pola wpisać, bo formularz prowadzi Cię przez ten proces.

Po więcej o rodzajach dokumentów i poprawkach zajrzyj do przewodnika o fakturach.