Faktury dla osób prywatnych a KSeF: co idzie do systemu, co nie
Jedno z pierwszych pytań, które padają przy KSeF: "Czy muszę teraz wysyłać KAŻDĄ fakturę do systemu?" Dobra wiadomość: nie. KSeF dotyczy konkretnego rodzaju transakcji i część Twojej pracy prawdopodobnie się nie zmieni.
Które faktury idą do KSeF
Do KSeF trafiają faktury wystawiane między firmami, czyli tak zwany obrót B2B. Jeśli Twój klient to firma z Polskim NIP-em, faktura idzie do KSeF.
Konkretnie dotyczy to:
- czynnych podatników VAT sprzedających innym firmom,
- faktur zaliczkowych i końcowych w transakcjach B2B,
- faktur korygujących do wcześniejszych faktur B2B.
Które faktury na razie nie idą do KSeF
Faktury wystawiane osobom prywatnym (B2C) nie przechodzą przez KSeF. Jeśli sprzedajesz usługi czy produkty osobom fizycznym, te faktury wysyłasz jak dotychczas, mailem albo wydajesz w wersji papierowej.
Poza tym na razie poza KSeF są też:
- faktury dla kontrahentów zagranicznych bez Polskiego NIP (choć tu przepisy mogą się jeszcze doprecyzować),
- faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT (mają więcej czasu),
- paragony i faktury uproszczone do określonej kwoty.
Co to znaczy dla Twojej firmy
Jeśli fakturujesz wyłącznie firmy: wszystkie Twoje faktury od 1 kwietnia 2026 idą przez KSeF. Jedna zmiana, jeden nowy nawyk.
Jeśli fakturujesz i firmy, i osoby prywatne: Twój przepływ pracy się rozdziela. Faktury dla firm idą przez KSeF, faktury dla klientów prywatnych idą mailem jak dotychczas. Dobry program do fakturowania robi to automatycznie: widzi NIP albo jego brak i sam wie, co zrobić.
Jak to wygląda w praktyce
W eDoksy wybierasz kontrahenta. Jeśli ma NIP, faktura jest automatycznie przygotowywana do wysyłki do KSeF. Jeśli wystawiasz fakturę bez NIP-u (dla osoby prywatnej), program wystawia ją normalnie i możesz wysłać ją mailem jednym kliknięciem. Nie musisz nic decydować ręcznie.
Proste. Jedna apka, oba tryby.
Szczegóły o KSeF i e-fakturze w Bazie wiedzy KSeF.
Autor
Maciej Grabowski
Założyciel eDoksy. Przez lata szukałem prostego programu do faktur. Potem przyszedł KSeF i zrobiło się jeszcze trudniej. Więc zbudowałem swój.
Najczestsze pytania
Czy faktura dla klienta zagranicznego idzie do KSeF?+
Jeśli kontrahent zagraniczny ma Polski NIP, faktura powinna trafić do KSeF tak jak każda inna faktura B2B. Jeśli kontrahent nie ma Polskiego NIP, faktura na razie nie jest objęta obowiązkiem KSeF i możesz ją wystawić poza systemem.
Co z paragonami z kasy fiskalnej? Czy idą do KSeF?+
Nie. Paragony z kasy fiskalnej to oddzielna sprawa i nie przechodzą przez KSeF. Jeśli klient prosi o fakturę do paragonu, ta faktura też na razie nie musi iść do KSeF (dotyczy to faktur do paragonów wystawianych osobom prywatnym).
Jestem freelancerem i fakturuję i firmy, i osoby prywatne. Co teraz?+
Faktury dla firm (B2B) wysyłasz przez KSeF. Faktury dla osób prywatnych (B2C) wystawiasz jak dotychczas i wysyłasz mailem. Dobry program do fakturowania sam wie, którą fakturę wysłać do KSeF, a którą zostawić.
Czy osoba prywatna może zobaczyć moją fakturę w KSeF?+
Nie. KSeF to system dla firm, nie dla konsumentów. Dostęp do KSeF mają podatnicy VAT, nie osoby fizyczne. Faktura dla osoby prywatnej trafia do niej tak jak zawsze: mailem albo w formie papierowej.