ZAW-FA: jak nadać uprawnienia do KSeF i jak wypełnić formularz
Zespół eDoksyAktualizacja: 23.06.2026Stan prawny na: 23.06.2026
Masz firmę i wystawiasz faktury przez KSeF. Chcesz, żeby Twoja księgowa miała do nich dostęp albo mogła wystawiać je w Twoim imieniu. Do tego potrzebujesz ZAW-FA. Formularz wygląda technicznie, ale sprowadza się do kilku kliknięć w portalu KSeF.
Czym jest ZAW-FA
ZAW-FA to elektroniczne zawiadomienie, którym nadajesz albo odbierasz dostęp do Twojego konta w Krajowym Systemie e-Faktur. Pełna nazwa to "Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF".
Bez ZAW-FA Twoja księgowa nie może wejść do KSeF jako Twój reprezentant. Nie może przeglądać Twoich faktur ani wystawiać ich w Twoim imieniu.
Kto składa ZAW-FA
Składa go właściciel firmy, czyli Ty. Pierwsze uprawnienie dla nowej osoby możesz nadać tylko Ty. Jeśli nadasz komuś uprawnienie do zarządzania, ta osoba będzie mogła samodzielnie nadawać dalsze dostępy.
ZAW-FA składasz wyłącznie elektronicznie, przez portal KSeF albo przez program z integracją z KSeF. Papierowej wersji nie ma.
Rodzaje uprawnień, które możesz nadać
| Uprawnienie | Co daje | Kiedy nadawać |
|---|---|---|
| Wystawianie faktur | Może tworzyć i wysyłać faktury do KSeF w Twoim imieniu | Dla księgowej lub pracownika wystawiającego faktury |
| Przeglądanie faktur | Widzi Twoje faktury, ale nie może wystawiać nowych | Dla osoby kontrolującej rozliczenia |
| Zarządzanie uprawnieniami | Może nadawać i odbierać dostęp innym osobom | Dla biura rachunkowego, które zarządza całym KSeF |
Możesz nadać każde uprawnienie osobno lub kilka naraz. Najczęstszy przypadek: biuro rachunkowe dostaje wszystkie trzy, a pracownik wystawiający faktury dostaje tylko uprawnienie do wystawiania.
Jak wypełnić ZAW-FA: co wpisać w każdą sekcję
Sekcja A: Dane podatnika (Ciebie)
| NIP podatnika | Twój NIP (firmowy, bez kresek) |
| Imię i nazwisko / nazwa | Twoje imię i nazwisko (JDG) |
Sekcja B: Dane osoby, której nadajesz dostęp
| Typ podmiotu | osoba fizyczna (PESEL lub NIP) albo podmiot (NIP) |
| NIP lub PESEL | NIP lub PESEL Twojej księgowej / biura |
| Imię i nazwisko | Imię i nazwisko osoby (jeśli osoba fizyczna) |
Sekcja C: Rodzaj operacji i uprawnienia
| Typ operacji | nadanie uprawnień albo odebranie uprawnień |
| Zaznaczone uprawnienia | wystawianie i/lub przeglądanie i/lub zarządzanie |
Jak złożyć ZAW-FA przez portal KSeF
- Wejdź na ksef.mf.gov.pl i zaloguj się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Konto właściciela firmy musisz uwierzytelnić własnoręcznie, nie przez biuro.
- Przejdź do sekcji Uprawnienia lub Zarządzaj dostępem i kliknij Nadaj uprawnienie.
- Podaj dane osoby: NIP firmy lub PESEL osoby fizycznej. Zaznacz, co ta osoba może robić: wystawiać, przeglądać czy zarządzać.
- Potwierdź Profilem Zaufanym. Uprawnienie aktywuje się od razu, bez czekania.
Jak odebrać uprawnienia
Gdy zmieniasz księgową albo biuro rachunkowe, składasz ZAW-FA z opcją "odebranie uprawnień". Stare biuro traci dostęp natychmiast po zatwierdzeniu. Następnie nadajesz uprawnienia nowemu biuru, składając drugi ZAW-FA z opcją "nadanie uprawnień".
Warto zrobić to w odpowiedniej kolejności: najpierw upewnij się, że nowe biuro jest gotowe przejąć Twoje faktury, potem odbierz dostęp staremu.
ZAW-FA a eDoksy
Jeśli wystawiasz faktury przez eDoksy, uprawnienia do KSeF zarządzasz bezpośrednio w aplikacji. Nie musisz wchodzić na portal KSeF i klikać przez kilka ekranów. Twoje uprawnienia synchronizują się z KSeF automatycznie.
Więcej o tym, jak działa KSeF w praktyce: przewodnik po KSeF dla JDG.
Najczęstsze pytania
Czy ZAW-FA mogę złożyć papierowo?+
Nie. ZAW-FA to formularz wyłącznie elektroniczny. Składasz go przez portal KSeF (ksef.mf.gov.pl) albo przez program, który ma integrację z KSeF, np. eDoksy. Nie ma papierowej wersji ZAW-FA.
Czy moja księgowa może sama złożyć ZAW-FA w moim imieniu?+
Nie. Pierwsze uprawnienie dla księgowej musisz nadać Ty, jako podatnik. Dopiero gdy księgowa ma dostęp do KSeF z uprawnieniem do zarządzania, może sama nadawać lub odbierać uprawnienia innym osobom.
Jakie rodzaje dostępu można nadać przez ZAW-FA?+
Przez ZAW-FA nadajesz trzy typy uprawnień: wystawianie faktur (prawo do wystawiania faktur w Twoim imieniu), przeglądanie (dostęp do faktur bez możliwości wystawiania) oraz uprawnienia do zarządzania (może nadawać i odbierać dostęp innym). Możesz nadać jedno, dwa lub wszystkie trzy naraz.
Co się dzieje, gdy zmieniam biuro rachunkowe?+
Składasz ZAW-FA z zaznaczeniem "odebranie uprawnień" dla starego biura. Potem składasz nowy ZAW-FA z "nadaniem uprawnień" dla nowego. Zmiana jest natychmiastowa. Stare biuro traci dostęp do KSeF od razu po odebraniu uprawnień.
Czy ZAW-FA obowiązuje tylko czynnych VAT-owców?+
Nie. ZAW-FA dotyczy każdej firmy, która ma NIP i chce korzystać z KSeF, niezależnie od statusu VAT. JDG zwolniona z VAT też może wystawiać faktury przez KSeF i też może nadawać przez ZAW-FA dostęp swojej księgowej.
Więcej w klastrze KSeF
Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej. Stan prawny na 23.06.2026.