Numer KSeF: gdzie go znajdziesz i do czego służy

Po tym jak Twoja faktura trafi do KSeF, system nadaje jej numer KSeF. To nie jest numer faktury, który sam nadajesz, tylko identyfikator systemowy. Tłumaczę, po co on jest i jak go znaleźć.

Czym jest numer KSeF

Numer KSeF to unikalny identyfikator przyznawany przez Krajowy System e-Faktur każdej przyjętej fakturze. System generuje go automatycznie po walidacji dokumentu. Dzięki niemu każda faktura ma swój globalny identyfikator, niezależny od Twojej wewnętrznej numeracji.

Numer KSeF trafia do UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), które dostajesz jako potwierdzenie przyjęcia faktury przez system.

Gdzie znaleźć numer KSeF

Masz kilka miejsc, gdzie możesz go sprawdzić:

• W UPO. Urzędowe Poświadczenie Odbioru zawiera numer KSeF faktury. UPO dostajesz od razu po przyjęciu faktury przez system.
• W programie do faktur. Jeśli używasz eDoksy lub innego programu podłączonego do KSeF, numer KSeF jest widoczny w szczegółach faktury. Nie musisz szukać w UPO ręcznie.
• W portalu podatnika MF. Możesz zalogować się do systemu KSeF przez e-Urząd Skarbowy i sprawdzić historię wystawionych faktur wraz z numerami KSeF.

Jak wygląda numer KSeF

Numer KSeF to długi ciąg znaków, zazwyczaj kilkadziesiąt cyfr i liter. Zaczyna się od NIP wystawcy, po którym następuje data wystawienia i unikalny identyfikator. Przykładowy format wygląda tak:

Nie musisz go znać na pamięć. Program przechowuje go automatycznie przy każdej fakturze.

Kiedy numer KSeF jest potrzebny

Na co dzień numer KSeF działa w tle. Przydaje się w kilku konkretnych sytuacjach:

• Gdy kontrahent pyta o fakturę w reklamacji lub sporze i chcesz wskazać konkretny dokument w KSeF.
• Gdy wystawiasz korektę do faktury i musisz jednoznacznie wskazać, której faktury pierwotnej dotyczy.
• Gdy urząd skarbowy prosi o potwierdzenie konkretnej faktury w trakcie kontroli.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy numer KSeF widzisz od razu po wysłaniu faktury do systemu. Jest przypisany do faktury na liście i w jej szczegółach. Jeśli potrzebujesz wydrukować UPO albo przekazać numer kontrahentowi, masz go jednym kliknięciem.

Więcej o tym, jak działa cały system, znajdziesz w przewodniku KSeF.