E-faktura: co to jest i czym różni się od zwykłej faktury

Słyszysz "e-faktura" i myślisz o PDF-ie w mailu albo skanie w chmurze. To błąd, który kosztuje niepotrzebny stres. E-faktura w polskim prawie to zupełnie inny twór, i dobrze wiedzieć, czym się różni.

Czym jest e-faktura

E-faktura, zwana też fakturą ustrukturyzowaną, to plik XML o ściśle określonej strukturze, który przesyłasz przez system KSeF (Krajowy System e-Faktur). Każde pole ma swoje miejsce w schemacie: NIP sprzedawcy, NIP nabywcy, pozycje, stawki, kwoty. KSeF sprawdza plik, przyznaje mu numer KSeF i przechowuje go po stronie Ministerstwa Finansów.

Twój kontrahent nie dostaje już maila z PDF-em. Pobiera fakturę z KSeF, mając do niej dostęp na podstawie swojego NIP-u.

Czym e-faktura nie jest

Co to zmienia dla Twojej firmy

Kilka rzeczy dzieje się inaczej niż dotychczas:

• Wysyłasz fakturę do KSeF, nie do klienta bezpośrednio. Kontrahent odbiera ją z systemu. Nie musisz pilnować, czy mail dotarł.
• Każda faktura ma numer KSeF. To unikalny identyfikator nadawany przez system. Przy korekcie czy reklamacji wszyscy widzą ten sam dokument.
• Archiwum leży po stronie MF. Faktury przechowuje KSeF przez 10 lat. Nie musisz martwić się własnym backupem starych dokumentów.
• Termin płatności może być krótszy. Faktury e-fakturowe mogą wiązać się z innymi terminami rozliczeń VAT, zależnie od wybranego trybu.

A co z fakturami dla osób prywatnych

Obowiązek KSeF dotyczy transakcji B2B, czyli między firmami. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nadal możesz wystawiać poza KSeF. To osobna zasada, którą opisujemy szerzej w przewodniku po KSeF.

Jak to wygląda w praktyce

Jeśli używasz eDoksy, wystawiasz fakturę tak samo jak zawsze: wpisujesz dane, pozycje, kwoty. My zamieniamy to w poprawny plik XML, walidujemy i wysyłamy do KSeF. Dostajesz potwierdzenie z numerem KSeF, a Twój kontrahent widzi fakturę w swoim systemie. Zero dodatkowej papierologii.