Tryb offline KSeF: kiedy możesz wystawiać faktury bez połączenia
Zespół eDoksyAktualizacja: 22.06.2026Stan prawny na: 22.06.2026
KSeF to system zależny od internetu. Co się dzieje, gdy sieć padnie albo sam KSeF ma awarię? Właśnie do tego służy tryb offline, czyli awaryjny sposób wystawiania faktur bez natychmiastowego połączenia z systemem.
Kiedy stosujesz tryb offline
Dwie sytuacje uzasadniają wystawienie faktury poza KSeF:
- Awaria KSeF po stronie Ministerstwa Finansów. Gdy system jest oficjalnie niedostępny, Ministerstwo ogłasza tryb awaryjny. Masz prawo wystawiać faktury bez numeru KSeF i dostarczyć je do systemu po przywróceniu dostępu.
- Brak dostępu do internetu po Twojej stronie. Wypadek, przerwa u operatora, praca w terenie bez zasięgu. Wystawiasz fakturę w programie, przesyłasz kontrahentowi, a do KSeF ją przesyłasz gdy odzyskasz połączenie.
Jak działa faktura offline
Faktura offline to nadal plik XML w schemacie FA(3), dokładnie tak samo jak faktura ustrukturyzowana wysyłana normalnie. Różnica jest jedna: brak numeru KSeF w momencie wystawienia.
Numer KSeF i UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) pojawią się dopiero po wysłaniu do systemu. Data na UPO będzie datą rzeczywistego przesłania, nie datą wystawienia faktury.
Co musisz zrobić po powrocie do sieci
- Sprawdź, czy KSeF jest z powrotem dostępny.
- Wyślij wszystkie faktury wystawione w trybie offline.
- Zachowaj UPO dla każdej z nich jako dowód, że faktura trafiła do systemu.
- Poinformuj nabywcę o numerze KSeF, jeśli potrzebuje go do swoich dokumentów.
Czy faktura offline jest ważna
Tak. Faktura wystawiona w trybie offline jest ważna prawnie od momentu wystawienia, nawet bez numeru KSeF. Numer KSeF i UPO potwierdzają tylko, że trafiła do systemu. Brak UPO w dniu wystawienia nie unieważnia faktury, o ile spełnisz obowiązek przesłania jej do KSeF niezwłocznie po powrocie do sieci.
Jak to obsługuje eDoksy
W eDoksy faktury wystawione bez dostępu do KSeF czekają w kolejce. Gdy połączenie wróci, aplikacja wysyła je automatycznie. Dostajesz powiadomienie z numerem KSeF i UPO. Nie musisz ręcznie pilnować, które faktury czekają na wysyłkę.
Więcej o tym, jak KSeF działa na co dzień, znajdziesz w głównym przewodniku KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy można wystawiać faktury bez KSeF?+
Tak, w określonych sytuacjach. Tryb offline KSeF pozwala wystawiać faktury gdy system jest niedostępny (awaria KSeF) lub gdy nie masz połączenia z internetem. Wystawione faktury trzeba wysłać do KSeF niezwłocznie po powrocie do sieci.
Ile czasu mam na wysłanie faktury offline do KSeF?+
Zasadniczo "niezwłocznie" po przywróceniu dostępu do KSeF lub internetu. W praktyce Ministerstwo Finansów określa konkretne terminy w przepisach wykonawczych. Sprawdź aktualne przepisy, bo terminy mogą się zmieniać wraz z etapami wdrożenia KSeF.
Co jeśli KSeF nie działa przez długi czas?+
Ministerstwo Finansów ogłasza tryb awaryjny gdy KSeF jest niedostępny. W takim przypadku wystawiasz faktury poza systemem i wysyłasz je do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępu. Twoje faktury są ważne pomimo braku numeru KSeF w momencie wystawienia.
Więcej w klastrze KSeF
Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej. Stan prawny na 22.06.2026.