KSeF a zwolnienie z VAT: czy zwolniony też musi wysyłać faktury do KSeF

Zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z KSeF. To częste nieporozumienie, które warto wyjaśnić zanim termin minie i dostaniesz karę. Tłumaczę, co z czego wynika.

KSeF to system dla faktur, nie tylko dla podatników VAT

KSeF (Krajowy System e-Faktur) obsługuje faktury, a nie rozliczenia VAT. Obowiązek korzystania z systemu zależy od tego, czy wystawiasz faktury dla innych firm, a nie od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Jeśli masz podmiotowe lub przedmiotowe zwolnienie z VAT, ale sprzedajesz firmom i wystawiasz faktury, KSeF Cię dotyczy. Twoja faktura nadal musi przejść przez system.

Kiedy zwolnienie z VAT nie wymaga KSeF

Są sytuacje, kiedy KSeF Cię nie dotyczy nawet jeśli prowadzisz działalność:

• Sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym (B2C) i nie wystawiasz faktur na ich prośbę. Bez faktury nie ma obowiązku KSeF.
• Jesteś podmiotem nieprowadzącym działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.
• Twoja sprzedaż jest objęta zwolnieniami przedmiotowymi i nie wystawiasz faktur. To dotyczy na przykład niektórych usług medycznych.

Jak wygląda faktura zwolnionego z VAT w KSeF

Schemat FA(3) obsługuje faktury bez VAT. Zamiast stawki podajesz kod:

• ZW dla zwolnień podmiotowych (mały podatnik) i przedmiotowych (zwolnione usługi).
• NP dla świadczeń niepodlegających VAT.

W fakturze nie ma kolumny z kwotą VAT, bo jest zero. Masz natomiast obowiązek podania podstawy prawnej zwolnienia, na przykład art. 43 ust. 1 pkt. 38 ustawy o VAT dla usług finansowych.

Co się zmienia w praktyce

Dla zwolnionego z VAT główna zmiana to techniczny sposób wysyłki faktury. Zamiast wysyłać PDF mailem, wysyłasz plik XML przez KSeF. Treść faktury pozostaje podobna, zmieniają się tylko kanał dostarczenia i format pliku.

Dobra wiadomość: jeśli używasz programu podłączonego do KSeF, zmiana jest przezroczysta. Wystawiasz fakturę tak samo, a program pilnuje formatu i wysyłki.

Jak to wygląda w eDoksy

W eDoksy możesz wystawiać faktury zarówno jako czynny podatnik VAT, jak i jako podmiot zwolniony. Program rozpoznaje Twój status i generuje właściwy schemat faktury z odpowiednim kodem (ZW lub NP). Wysyłka do KSeF działa tak samo w obu przypadkach.

Więcej o KSeF i kto jest nim objęty znajdziesz w przewodniku KSeF.