Prywatny samochód w firmie: kilometrówka i koszty

Własne auto i działalność gospodarcza to bardzo częste połączenie. Większość JDG jedzie do klientów, na spotkania, po materiały. I większość może te przejazdy rozliczyć w kosztach firmy. Pytanie tylko: która opcja jest lepsza w Twojej sytuacji.

Dwie drogi do odliczenia kosztów samochodu

Masz dwie opcje. Możesz prowadzić kilometrówkę i rozliczać tylko faktyczne przejazdy służbowe. Albo możesz wpisać auto do ewidencji środków trwałych firmy i odliczać pełne koszty eksploatacji. Każda opcja działa inaczej.

Opcja 1: kilometrówka

Kilometrówka to najprostsza metoda. Nie musisz rejestrować auta w firmie. Prowadzisz ewidencję przejazdów służbowych: data, cel podróży, trasa i liczba kilometrów. Na koniec miesiąca liczysz:

liczba km służbowych x 0,89 zł = koszt firmy

Stawka 0,89 zł/km obowiązuje dla samochodów osobowych. Ta kwota to Twój koszt podatkowy. Nie odliczasz VAT od paliwa ani od serwisu.

Co wchodzi w ewidencję przejazdów

• data przejazdu
• cel, czyli do kogo i po co jechałeś
• trasa: skąd i dokąd
• liczba kilometrów
• stan licznika na początku i końcu miesiąca (zalecane)

Ewidencję możesz prowadzić w Excelu, notatniku albo w dedykowanej aplikacji. Ważne, żeby była spójna i zgodna z rzeczywistością.

Opcja 2: auto w środkach trwałych firmy

Wpisujesz prywatne auto do ewidencji środków trwałych firmy. Od tego momentu możesz odliczać realne koszty eksploatacji: paliwo, ubezpieczenie, serwis, naprawy, myjnię. Jeśli korzystasz z auta wyłącznie służbowo i złożysz VAT-26, odliczasz 100% VAT. Jeśli jest użytek mieszany, odliczasz 50% VAT.

Dodatkowo możesz amortyzować wartość samochodu. Stawka amortyzacji dla aut osobowych wynosi 20% rocznie metodą liniową. Nowe firmy i małe firmy mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji do limitu.

Kiedy opłaca się opcja 2

Wtedy, gdy Twoje realne koszty eksploatacji są wysokie i przekraczają to, co wynika z przeliczenia kilometrówki. Przy aucie z dużym przebiegiem i kosztownym serwisem opcja z ewidencją środków trwałych bywa korzystniejsza.

Czym różni się od samochodu firmowego

Samochód firmowy to nowe auto kupione przez firmę. Dla nowych aut z VAT-26 i wyłącznym użytkiem firmowym można odliczyć 100% VAT od zakupu. Prywatne auto wpisane do środków trwałych nie daje pełnego odliczenia VAT od zakupu (tylko od bieżących kosztów), chyba że spełniasz wszystkie wymogi wyłącznego użytku.

Jak eDoksy pomaga przy rozliczaniu kosztów auta

Niezależnie od metody, faktury za paliwo, serwis i ubezpieczenie zbierasz w jednym miejscu. W eDoksy wgrywasz skan faktury, a program wyciąga dane automatycznie. Masz przegląd kosztów eksploatacji bez szukania po szufladach.