Home office w kosztach firmy: co i jak odliczyć

Pracujesz z domu i prowadzisz JDG? Część Twoich domowych wydatków może stać się kosztami firmy. Internet, meble biurowe, sprzęt, a nawet proporcjonalna część czynszu. Kluczem jest logiczne oddzielenie tego, co służy firmie, od tego, co jest czysto prywatne.

Co możesz odliczyć przy home office

Internet

Internet to jeden z najprostszych kosztów home office. Wchodzi w koszty firmy w całości, jeśli korzystasz z niego wyłącznie służbowo. W praktyce większość JDG korzysta z jednego łącza do obu celów. Wtedy bezpieczna i akceptowana przez urzędy proporcja to 50% rachunku jako koszt firmowy, choć możesz przyjąć wyższą część, jeśli uzasadnisz to charakterem działalności.

Dokument: faktura od dostawcy internetu na firmę z NIP. Jeśli masz umowę na imię i nazwisko, poproś operatora o przepisanie na firmę.

Meble biurowe i wyposażenie

Biurko, krzesło, lampa, regał na dokumenty: to koszty firmowe, jeśli stają w wydzielonej przestrzeni do pracy. Meble do 10 000 zł netto wrzucasz w koszty jednorazowo. Meble droższe wymagają amortyzacji, ale takie wartości przy zwykłym wyposażeniu domowego biura to rzadkość.

Sprzęt elektroniczny

Laptop, monitor, drukarka, klawiatura, mysz: sprzęt do pracy to klasyczny koszt firmowy. Przy użytku wyłącznie firmowym odliczasz 100%. Przy mieszanym: 50%.

Proporcjonalna część czynszu i mediów

To odliczenie wymaga odrobiny liczenia, ale jest jak najbardziej legalne. Schemat jest prosty:

• zmierz metraż pomieszczenia, w którym pracujesz
• podziel przez całkowity metraż mieszkania
• tyle procent czynszu i mediów to koszt firmy

Przykład: mieszkanie 60 m2, wydzielone biuro 10 m2. Odliczasz 10/60 = 16,7% czynszu, prądu, ogrzewania. Jeśli czynsz to 2 500 zł, koszt firmowy to ok. 417 zł miesięcznie.

Jeśli nie masz osobnego pokoju jako biura, a pracujesz przy kuchennym stole, to odliczenie czynszu jest trudne do uzasadnienia. Wtedy skup się na internecie, sprzęcie i meblach.

Jak dokumentować koszty home office

Zasada jest taka sama jak przy każdym koszcie firmowym: faktura na firmę z NIP. Dla czynszu i mediów, jeśli umowa jest na imię i nazwisko, zachowaj potwierdzenia przelewu i prowadź notatkę z wyliczeniem proporcji. To Twoja dokumentacja w razie pytań ze strony urzędu.

VAT od wydatków home office

Jesteś czynnym podatnikiem VAT? Internet, meble i sprzęt objęte są stawką 23% VAT, którą możesz odliczyć na tych samych zasadach co koszty: 100% przy wyłącznie firmowym użytku, 50% przy mieszanym. Czynsz jest zwolniony z VAT, więc tu odliczenia VAT nie ma.

Jak eDoksy pomaga ogarnąć koszty home office

Faktury za internet, sprzęt i meble trafiają do jednego miejsca w eDoksy. Wgrywasz skan, program odczytuje dane. Na koniec miesiąca widzisz wszystkie koszty bez szukania po skrzynce mailowej i segregatorach.