Telefon w kosztach firmy: cały koszt czy tylko część

Telefon to jeden z pierwszych wydatków, który przychodzi do głowy, gdy myślisz o kosztach firmowych. I słusznie. Zarówno sam sprzęt, jak i abonament mogą obniżyć Twój podatek. Ważne, żeby wiedzieć, w jakiej proporcji.

Co dokładnie wchodzi w koszty

W kosztach firmowych możesz rozliczyć:

• zakup smartfona lub telefonu służbowego
• abonament telefoniczny lub kartę pre-paid
• akcesoria służbowe: etui ochronne, ładowarki, słuchawki do rozmów
• naprawy i serwis

Kluczowe pytanie zawsze brzmi tak samo: czy ten wydatek ma związek z Twoją działalnością? Jeśli tak, masz podstawę do rozliczenia.

100% kosztów: gdy telefon jest tylko firmowy

Jeśli masz osobny numer firmowy i telefon służy wyłącznie działalności, wrzucasz w koszty całą wartość. Cały zakup sprzętu i każdy rachunek za abonament w 100%.

W praktyce nie musisz tego nikomu udowadniać w każdym miesiącu. Wystarczy, że Twoje zachowanie i dokumenty są spójne. Jeśli masz dwa telefony, jeden prywatny i jeden firmowy, jest to czytelne i bezpieczne.

50% kosztów: użytek mieszany

Masz jeden telefon do wszystkiego? Używasz go i do rozmów służbowych, i do prywatnych? Przepis nie wymaga prowadzenia rejestru każdej rozmowy. Przyjmuje się wtedy 50% wydatków jako koszty firmowe. To uproszczenie akceptowane przez urzędy skarbowe.

50% to zarówno koszty podatkowe, jak i odliczenie VAT.

VAT od telefonu: 50% lub 100%

Jesteś czynnym podatnikiem VAT? VAT od zakupu telefonu i od abonamentu możesz odliczyć na tych samych zasadach co koszty: 100% przy użytku wyłącznie firmowym, 50% przy mieszanym. Zasada jest symetryczna.

Telefon zwolniony z VAT, na przykład kupiony od osoby prywatnej? Wtedy VAT do odliczenia nie ma, ale wartość zakupu i tak wchodzi w koszty podatkowe.

Jak dokumentować zakup telefonu

Faktura na firmę z NIP. To podstawa. Przy zakupie w salonie lub przez internet wybierz opcję faktury na firmę, zanim zapłacisz. Zmiana po fakcie jest możliwa przez korektę, ale to dodatkowy kłopot.

Abonament: faktura comiesięczna od operatora na firmę. Jeśli masz konto prywatne i przepisałeś numer na firmę, upewnij się, że faktury trafiają na firmowy NIP.

Amortyzacja przy drogich telefonach

Telefony powyżej 10 000 zł netto to rzadkość, ale zdarzają się. W takim przypadku zamiast jednorazowego kosztu stosujesz amortyzację. Stawka amortyzacji dla sprzętu elektronicznego wynosi 30% rocznie (metoda liniowa). Małe firmy mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji do limitu 215 000 euro w roku.

Telefony poniżej 10 000 zł: wchodzą w koszty jednorazowo w miesiącu zakupu, bez żadnej amortyzacji.

Jak eDoksy pomaga z kosztami za telefon

W eDoksy wgrywasz faktury za abonament telefoniczny razem z innymi wydatkami firmowymi. Program czyta dane ze skanu, a Ty masz jasny widok wszystkich kosztów w jednym miejscu. Nic nie ginie przed rozliczeniem.