Pierwsza faktura JDG: co musi zawierać i jak wystawić

Masz firmę, masz pierwszego klienta i chcesz wystawić fakturę. Zanim to zrobisz, warto wiedzieć, co na niej musi się znaleźć i jak ją wysłać zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2026 roku.

Co musi znaleźć się na fakturze

Przepisy określają obowiązkowe elementy faktury. Lista wygląda długo, ale w praktyce dobry program do faktur wypełnia to automatycznie. Musisz tylko podać treść, resztą zajmuje się system.

• Data wystawienia faktury i data sprzedaży (jeśli różna).
• Numer kolejny faktury w ciągłej numeracji w obrębie roku podatkowego.
• Dane sprzedawcy: imię i nazwisko (lub nazwa firmy), adres i NIP.
• Dane nabywcy: imię i nazwisko (lub nazwa firmy) i adres. Jeśli nabywca jest firmą, wymagany jest też NIP nabywcy.
• Opis usługi lub towaru: co sprzedajesz, miara (np. roboczogodziny, sztuki), cena jednostkowa netto.
• Wartość sprzedaży netto.
• Stawka VAT (np. 23%, 8%, 0%) lub oznaczenie zwolnienia (np. "zw.").
• Kwota VAT i łączna kwota brutto.
• Termin płatności i numer rachunku bankowego sprzedawcy.

Numer faktury: własna numeracja

Faktury numerujesz samodzielnie. Nie ma urzędowego wzoru numeracji, ale musi być ciągła i niepowtarzalna w roku podatkowym. Popularne formaty to:

• FV/1/2026, FV/2/2026, FV/3/2026 (numer porządkowy i rok),
• 2026/001, 2026/002 (rok i numer z wiodącymi zerami),
• FV 2026-01, FV 2026-02 (rok i miesiąc w numerze, jeśli liczujesz miesięcznie).

Ważne, żeby numeracja była bez luk. Jeśli anulujesz fakturę, wystawiasz korektę, a nie "kasowałeś" numeru.

KSeF od 1 kwietnia 2026: co to oznacza dla Ciebie

Od 1 kwietnia 2026 r. każda JDG ma obowiązek wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. KSeF to system Krajowej Administracji Skarbowej, do którego trafiają wszystkie faktury ustrukturyzowane w formacie FA(3).

Praktycznie oznacza to:

• Nie możesz wystawić faktury w Wordzie, Excelu ani zwykłym PDF-ie bez przesłania jej do KSeF.
• Potrzebujesz programu do faktur, który obsługuje format FA(3) i integrację z API KSeF.
• Po wysłaniu faktury do KSeF dostajesz potwierdzenie z numerem KSeF. Ten numer jest dowodem, że faktura jest ważna.
• Nabywca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF, nie musisz mu jej wysyłać emailem (choć możesz).

Więcej o KSeF jako systemie: KSeF: co to jest i jak działa.

Czy możesz wystawić fakturę bez VAT

Tak. Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT (przychody poniżej 200 000 zł rocznie), wystawiasz faktury bez VAT lub faktury bez VAT z adnotacją o podstawie zwolnienia. Nabywca nie ma prawa do odliczenia VAT z takiej faktury, bo go po prostu nie ma.

Faktura bez VAT też musi trafić do KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Format FA(3) i obowiązek wysyłki obowiązuje niezależnie od statusu VAT.

eDoksy: faktura w kilka kliknięć, KSeF w tle

eDoksy to program do faktur zaprojektowany z myślą o JDG. Wystawiasz fakturę tak jak zawsze: podajesz klienta, usługę, kwotę i datę. System sam generuje plik FA(3), wysyła go do KSeF, zapisuje numer KSeF i pozwala pobrać PDF dla klienta. Nie musisz rozumieć technicznych szczegółów, żeby fakturować zgodnie z przepisami.