Koszty uzyskania przychodu JDG: co można wrzucić w koszty

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które zmniejszają Twój dochód, a tym samym podatek. Przy podatku liniowym i skali podatkowej to ważne narzędzie. Tu znajdziesz, co wchodzi, co nie wchodzi i jak to poprawnie udokumentować.

Czym jest koszt uzyskania przychodu

Definicja z ustawy brzmi: wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. W praktyce: czy ten wydatek pomaga Ci zarabiać lub utrzymać firmę? Jeśli tak, jest szansa, że to koszt podatkowy.

Dwie dodatkowe warunki: wydatek musi być właściwie udokumentowany i nie może figurować na liście wydatków wyłączonych z kosztów w art. 23 ustawy o PIT.

Co można wrzucić w koszty

Sprzęt i wyposażenie

Komputer, monitor, telefon, drukarki, meble biurowe, narzędzia. Sprzęt do 10 tys. zł możesz zaliczyć bezpośrednio w koszty w miesiącu zakupu. Droższy sprzęt amortyzujesz przez kilka lat (stawki amortyzacyjne zależą od rodzaju środka trwałego).

Samochód

Samochód osobowy w firmie możesz rozliczać na kilka sposobów. Przy pojeździe używanym wyłącznie do firmy możesz odliczać 100% kosztów paliwa, ubezpieczenia i napraw (ale wymaga prowadzenia kilometrówki dla celów VAT). Przy pojeździe mieszanym: 75% kosztów eksploatacji wchodzi w koszty podatkowe.

Biuro i praca zdalna

Wynajem biura: pełny koszt. Część mieszkania jako biuro domowe: możesz zaliczyć proporcjonalną część czynszu, mediów i internetu (metraż biura do metrażu mieszkania). Wymagane jest wyodrębnienie miejsca pracy.

Szkolenia i edukacja

Kursy, szkolenia, studia podyplomowe, książki, konferencje, gdy bezpośrednio dotyczą Twojej działalności. Kurs języka obcego potrzebny do obsługi klientów zagranicznych: tak. Kurs fotografii jako hobby przy firmie deweloperskiej: nie.

Usługi i abonamentów

Internet, telefon (w całości lub proporcjonalnie, jeśli prywatno-firmowy), hosting i domeny, oprogramowanie w abonamencie, usługi księgowe, prawnicze, marketingowe. Składki na stowarzyszenia branżowe.

Składki ZUS społeczne

Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa) wrzucasz w koszty w całości. Składki zdrowotnej nie zaliczasz do kosztów przy skali (częściowo możesz na liniowym, do limitu 11 600 zł).

Ubezpieczenia firmowe

OC działalności, ubezpieczenie sprzętu firmowego, ubezpieczenie samochodu firmowego. Ubezpieczenia na życie i zdrowotne prywatne: nie wchodzą.

Co nie wchodzi w koszty

• Kary, grzywny, mandaty i odsetki podatkowe.
• Prywatne wydatki bez związku z działalnością.
• Zakup gruntu.
• Wydatki opłacone gotówką powyżej 15 tys. zł (muszą być przelew albo przelew BLIK).
• Darowizny (poza wyjątkami).
• Składka zdrowotna (na skali podatkowej).

Jak dokumentować koszty

Każdy koszt musi mieć dokument. Najlepsza forma to faktura VAT wystawiona na Twoje imię i nazwisko lub nazwę firmy z Twoim NIP-em. Bez NIP-u na fakturze, koszt jest podważalny przy kontroli.

Paragony bez NIP działają wyłącznie jako dowód zakupu prywatnego. Paragon z NIP do 450 zł to faktura uproszczona i jest dopuszczalny jako koszt.

Umowy, zlecenia, kontrakty i potwierdzenia przelewu to uzupełnienie, nie zastąpienie faktury.

Amortyzacja dla drogiego sprzętu

Środek trwały to składnik majątku wart powyżej 10 tys. zł, używany przez ponad rok. Nie wrzucasz go jednorazowo w koszty, tylko amortyzujesz, czyli rozkładasz koszt na kilka lat. Stawka amortyzacji zależy od rodzaju środka: komputery 30%, samochody osobowe 20%, budynki 2,5%.

Jeden wyjątek: jednorazowa amortyzacja do 100 tys. zł w pierwszym roku (de minimis lub fabrycznie nowy środek trwały). Warto sprawdzić z księgowym, czy masz do niej prawo.

Jak to wygląda w eDoksy

eDoksy przechowuje faktury sprzedażowe i koszty w jednym miejscu. Możesz dodawać faktury kosztowe, żeby mieć pełny obraz przychodów i wydatków. Przy podatku liniowym lub skali to podstawa do wyliczenia dochodu. Mniej szukania po folderach, więcej spokoju.