Ewidencja przebiegu pojazdu: wzór i jak prowadzić kilometrówkę w JDG

Jeśli używasz samochodu w firmie i chcesz odliczać 100% VAT od paliwa i innych kosztów związanych z autem, potrzebujesz ewidencji przebiegu pojazdu. Bez niej odliczasz tylko 50%. Tu pokazuję wzór, co wpisywać i jak to zorganizować, żeby nie zapominać.

Dlaczego ewidencja robi różnicę

Przy samochodzie używanym w firmie, ale bez ewidencji, prawo zakłada, że korzystasz z auta też prywatnie. VAT odliczasz wtedy w połowie: 50% od paliwa, napraw, ubezpieczenia AC i innych kosztów związanych z autem.

Jeśli prowadzisz ewidencję i zgłosisz pojazd przez VAT-26, fiskus uznaje, że auto służy wyłącznie firmie. Odliczasz 100% VAT od każdego wydatku na to auto.

Różnica na praktycznym przykładzie: przy 1 000 zł brutto na paliwo miesięcznie to dodatkowe 81 zł VAT do odliczenia co miesiąc, czyli prawie 1 000 zł w roku.

Co musi zawierać ewidencja

Przepisy wymagają, żeby każdy wpis zawierał:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• datę wyjazdu,
• opis trasy: skąd i dokąd,
• cel wyjazdu w firmie,
• stan licznika na początku i na końcu trasy,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• imię i nazwisko prowadzącego pojazd.

Na koniec miesiąca wpisujesz sumę kilometrów za cały miesiąc i potwierdzasz dane podpisem albo datą wydruku.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu

Tak wygląda wypełniony przykładowy fragment ewidencji za czerwiec 2026:

VAT-26: krok, o którym łatwo zapomnieć

Sama ewidencja nie wystarczy do pełnego odliczenia VAT. Przed pierwszym użyciem auta wyłącznie do celów firmowych musisz złożyć do urzędu skarbowego formularz VAT-26. Masz na to 7 dni od tego dnia.

VAT-26 możesz złożyć przez e-Urząd Skarbowy na podatki.gov.pl. Wpisujesz numer rejestracyjny auta i datę, od kiedy używasz go wyłącznie w firmie. Bez tego zgłoszenia fiskus nie uzna 100% odliczenia, nawet jeśli ewidencja jest idealna.

Jak to prowadzić, żeby o niczym nie zapominać

Ewidencja ma sens tylko wtedy, gdy wpisujesz wyjazdy na bieżąco. Zostawienie tego na koniec miesiąca prowadzi do luk i niedokładnych danych, które przy kontroli mogą kosztować całe odliczenie. Kilka sposobów, które działają:

• Aplikacja mobilna do kilometrówki, która rejestruje GPS i generuje wpisy automatycznie.
• Arkusz Excel w chmurze, otwarty na telefonie, uzupełniany od razu po wyjeździe.
• Zdjęcie licznika na początku i końcu trasy, jako backup do wpisu.